一般认为，当社会组织发展到一定程度并且形成相对固定的首脑或首脑集团的时候，为首脑提供辅助管理的秘书机构也就应运而生了。因此推断，我国秘书机构起源于奴隶制时期。
中国秘书工作距今大约有2023年的历史，在《史记》《汉书》中都有记载，当时黄帝不仅设置了“六相”来分管各项事务，还设置了“秘书官”一职。
从考古和学术研究来看，秘书工作在夏代酝酿，商代成型，历经秦至今不断完善、发展和演绎。
萌芽时期 ·夏商周。
我国最早的**秘书机构产生于商朝末年，称之为太史寮，主要的工作就是草拟册命、组织祭祀典礼等事务，这是秘书机构的萌芽。太史寮的主要负责人太史，太史既是文职**的负责人，也是神职**的领袖。
西周初年，政务繁多，太史寮又被扩大，有太史、小吏、内史、外史、御史等不同等级不同职责的秘书**，承担着拟制、处理文书，保管档案的职责。这时候，秘书机构已经初见雏形。
（一）夏商时期
大约从原始社会开始氏族族长和部落联盟的首领为了处理大量的事务，必须寻找一些助手，辅助其管理本部落的事务，这时候秘书工作已经萌芽了。
从夏朝开始，中国进入了奴隶社会，夏王设六卿来管理国家事务，这些**管理的是纯事务性的工作，与今天的秘书类似，比如纳言、巫祝、秩宗、遒人等。到后期设置的太史令，主要是辅助夏王处理最重要的政务，直接受夏王差遣。
至商朝，统治者为了加强统治，建立了众多的**机构，并且设置各种官职，总体上来说可分为政务官、武官、史官和事务官，各负其责。其中“史官”是从事秘书工作的同时在夏末，出现了“太史寮”，可以看作我国最早的秘书机构。
（二）西周时期
西周时期沿用了商代的秘书机构太史寮，为王室服务，长官太史为周天子的秘书长，侍从天子左右，随时接受周天子的咨询，有的时候还直接参与政事、拟定文书、记载重要活动，同时还管理档案、祭祀、天文、立法等。
（三）东周时期
随着东周王室势力的衰弱，秘书机构就发生很大的变化。随着西周的灭亡，带着浓厚宗教色彩的神职人员的地位就衰弱了，相对应的神职秘书的地位也就下降了。同时由世袭而成的人事史官，因跟不上时代的发展，被一大批学有所长、有理想、有抱负的人代替，史官仅仅负责记录政治历史、言行记录、史料的搜集和整理。史官的秘书工作也在社会的变革中发生了变化
战国时代仍设有秘书这样的官职，有秦国、魏国、齐国、楚国的尚书、主书、掌书、左徒等。从总体的趋势来看，秘书部门作为权力机构和统治手段的辅助***的地位得到了加强，秘书在国家的各项事务中，比如军事、政治、外交和各项社会事务，发挥的作用越来越受到重视和认同。
具体在秘书机构设置方面，传统的史官的职能逐渐演变成记言、记行、整理史料、保管典籍等，新的秘书机构被不同的国家设置，比如尚书、掌书、主书等。担任政务**的宰相实际上也承担了部分秘书工作。
从战国开始，秘书工作在政治生活和各国对外战争中变得愈发重要，新的秘书机构和管制在各国设立起来。鲁国的令正、齐国的掌书、魏国的文书、秦国的尚书都是主管国家文书的**，秦国宦官赵高威逼李斯杀公子扶苏立胡亥为帝，自己成为一人之下万人之上的重臣，也标志着宦官参与政事的开始。
成熟阶段 · 秦汉隋唐。
秘书机构在隋唐已是趋于成熟时期。主要表现在机构完善，分工明确，权责清晰，管理制度化，文书格式齐整划一，文书和档案分开
秦朝设置的三公九卿制度，基本的秘书机构已经完备成熟，历经隋唐的发展，秘书机构的功能和重要地位已经完全奠定。
（一）秦汉时代
秦汉时代，是设置三公九卿时期。三公是**中枢机构，三公的丞相府是最高的秘书机构；九卿分担各个方面具体的秘书工作，直接服务于皇帝的秘书人员大量增加。宦官成为皇宫的秘书人员，承担着大量的秘书工作，特别是汉武帝时期，为了加强**统治，限制宰相的权力，重用宦官，管理重要事务。
西汉末年，把尚书升级为尚书台，更是重用士人，**部门的重要事务由三公府向尚书台转移。至此，尚书台取代丞相府和御史台而成为中枢秘书部门。自秦到汉，最高的秘书机构经历了从丞相府、尚书到尚书台的过程。秦代，**和地方形成了相对应的管理系统，皇帝为了保持自己和以丞相为首的**联系，并控制他们，建立了秘书机构，与之沟通。曹魏时，尚书台遭到分解。
从秦汉秘书机构的兴衰来看，当秘书机构权力过大，威胁到皇帝的权力的时候，就会被削弱和解散，新的秘书机构就会诞生。由此也可以看出，秘书机构的从属地位性质。
秦汉时主要的秘书官分为两类：一类是主要为皇帝处理具体的事务，比如尚书、谒者、符玺令、宦官等。另一类是为皇帝出谋划策的，比如博士、侍中、洗马等。
***和其他地方**及皇宫中也设有秘书官职。在东汉，第一次出现了以“秘书”命名的官职，但此时的秘书指物，即私密藏书。
到公元149年设置了“秘书监”一职位，掌管书籍，不属于主要秘书职务，但这是我国历史上第一次出现朝廷以“秘书”名称任命**。把秘书作为主要秘书职务做到名实相符的是在东汉末年，曹操设置“秘书令”，掌管王命撰写、传达等事务，职权相当于现在**机构的秘书长，但秘书令在曹丕称帝时改为“中书令”，时间极短。
（二）隋唐时代
东汉末年，设立了秘书监，主要掌管图书档案，负责起草机要命令。曹丕代汉建魏，设立了中书，重新设立秘书监，这样皇上机要秘书的职责就独立出来了。
隋朝的秘书机构，设立秘书省，主要管理秘籍的收藏与整理，长官为秘书监、副长官为秘书丞，属官有秘书郎、校书郎、正字等。唐朝的秘书机构分置中书、门下、尚书三省，这几个部门相互配合，相互制约。设置政事堂为朝廷的中枢秘书机构，皇宫的秘书机构有翰林学士院，信访机构和地方各级秘书机构健全。
唐朝秘书机构沿用隋朝制度，秘书**比较广，主要来自中书和门下两省，素质较高，管理的事务也较多。后来秘书人员的影响越来越大，影响了皇帝权力的集中，于是就设置了新的秘书官职翰林学士。唐朝对秘书的官吏进行制度化考核，并以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度，文书工作和档案工作分开。
完善发展时代 · 辽宋夏金元明清时期。
辽、宋、夏、金、元、明、清时期，秘书机构已经十分完善。秘书机构权责清晰，文书和档案分开。有明确的秘书选拔制度和清晰的秘书升迁渠道，宋朝秘书机构单列出来，辽代实行双轨制，元代秘书采用选拔制度，及以后的翰林院等，机构非常完备，配套的工作和彼此的权责非常明晰。同时又增加了信访、咨询、调查研究、情报上报等等职能。
（一）宋朝时期
宋朝把**机构三省中的秘书机构单列出来，形成为体系，秘书人员更加专业化，文书和档案全面分离。
宋朝的翰林学士院是主要从事文书拟定、管理和审核的机构，翰林学士也担当重任，责任重大。担任翰林学士的人一般都是通过科举考试中进士者，欧阳修、王安石、司马光等都是当时的进士，最后升至宰相。
政事堂的秘书机构是制院，下面有五房，负责和皇上有关的所有文书工作。门下省设房十房，其中六房负责文书的审查处理工作，其他四房管理相关的事务。尚书省也设十房，每一房都分管不同事务。当然**机构中还有其他部门也都设置了秘书机构。地方机构不像**机构那样完备，但都分配有秘书人员，管理文书工作。
辽金时期，辽国的秘书机构实行双轨制——南面官、北面官。北面官管理契丹内部事务，职务由契丹贵族担任。在公元947年，设置了枢密使，也就有了北枢密院，北面官中的大林牙院士是皇宫中主要秘书机构，负责拟定、颁布诏书等事务。《辽史·百官志》中记载了翰林院的主要职责是随皇帝出巡或出征，以备咨询；为皇帝起草诏书；为皇帝、后妃、贵族撰写“墓志铭”“碑”“记”；为皇帝掌管重要文书等；参加重大的礼仪事务。
（二）元明清时代
元朝承袭了前朝的旧制，设立了中书省，中书令由太子兼任。为了进一步控制地方，又设中书省和行枢密院，皇上亲自控制，分派**去地方督办行事。
元明清的秘书机构。元朝选拔秘书人员要求非常严格，文书制度已经非常完善，在战争时期，建立通政院管理各地驿站，并且设立了急传铺，负责传递紧急文书。吏员出职制度是元代选拔**的主要途径，吏员按照品级的高低，分为不同的等级。元代的**大都不识字，所以设置了大批识字的文人来辅助做管理工作，秘书人员的作用得到了充分的发挥，为了调动这些文人的积极性，元代实行了吏员出职任官制度。
明朝的秘书机构。明朝的秘书官吏都是科班出身，素质比较高。这些秘书被称为监生，都是通过科举考试层层选拔出来的。明朝的**秘书机构主要是内阁、通政司、六科、司礼监和文殊坊等，他们是平行的，各自分管一部分工作。总的来说，内阁是负责审批奏章，草拟诏令；六科是协助皇帝处理六部事务；通政司是公文案牍的中转站；六书房和司礼监负责替皇上批阅奏章，传旨的。
发展到朱棣时代，司礼监的地位越来越高，主要负责辅助皇帝决策、传达皇帝的命令，批阅奏章、草拟诏旨。明清时期，优秀的进士可以进翰林院或成为庶吉士，他们主要是给皇帝讲解经史子集，或者起草诏书，权力极大。
另外，清朝的秘书机构。内三院、内阁、南书房、军机处和翰林院是清朝重要的秘书部门，但他们职掌的事情比较多，秘书工作只是其中一部分。六部都设有秘书机构。
2023年清朝有了自己的文字之后，文书工作也就开始了。公文体式既有对明朝的继承也有自己的创新之处，为了保证文书的有效运转，建立了封建社会最完备的文书处理机构内阁和军机处，首发机构通使司和奏事处。**各部衙门内部都设有专门的文书档案机构。
清代的军机处设置于雍正年间，军机大臣都是从大学士、尚书、侍郎等中指定充当，军机处的章京也是指定人士充当。但军机处没有正式的衙署，只有值班的地方，所以军机处是皇帝的秘书班子，拟定谕旨是军机处的主要工作。
（三）临时**时期
南京临时**秘书机构。南京临时**成立后，在**各国家机关普遍建立了秘书工作机构，**府设秘书处，直接为临时大**服务，秘书处由秘书领导，负责全面工作。
国民党时期的秘书工作部门由秘书处、副官处、参事处组成。秘书处有秘书长一人，秘书八人，科员八至十二人，另有书记官若干人，由秘书长主持工作。秘书处下设总务、机要，负责文件的撰写、处理、保管等工作，省**也都设置秘书处，除了掌管机要文件和会议印信外，秘书处还兼管人事、物资、会计、编制和统计等。
纵观中国秘书职位的历史演变，我们不难发现秘书工作部门是国家机关的核心机构，从职人员的权力很大，掌管的事务广且重要。从秘书机构的工作可以看出，秘书机构权力弱小时，工作范围限定在文书、档案等秘书事务范畴内，当其力量增大时，一定争取决策权和执行权，此时已经不是纯粹的秘书机构。和**秘书机构相比，地方秘书机构由于权力和责任分明，历来处于稳定的局面，比如秦郡衙门的记室，主要负责起草和处理文书，存在一千多年。
总的来说，秘书机构是历代王朝的一个辅助机构，朝代可以更迭，但秘书机构始终存在，它从事着公文拟制、处理、命令传达、调查研究、情况上报等具体的事务，这也决定了秘书人员必须是踏踏实实的实干家，而不能信口雌黄，夸夸其谈，他们都是长期担负大量事务性职能且业务素质优秀的人才，专业水平高，处理事务经验丰富。
摘自湖南广播电视大学学报，作者陈银河。
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