采购管理软件如何崭露头角，提升支出控制力！

如今，由于经济不稳定、竞争加剧、成本上升和监管压力，组织面临着越来越大的控制成本和提高效率的压力。为了确保长期成功和可持续性，公司必须实施强有力的财务控制措施。其中一项措施是管理下的支出 (sum)，它使企业能够更好地了解和控制其支出、**商参与以及对既定采购政策的遵守情况。

在本文中，我们将**管理支出的概念，其中涉及跟踪和分析受既定采购政策和程序约束的商品和服务的支出总额。虽然采购团队最常使用此指标，但财务团队可以负责管理支出或与采购合作以实现这一关键结果。

在没有专门采购团队的中小型组织中，财务团队可能在采购活动中承担更多职责，例如合同谈判、**商管理、监督采购流程以及建立和确保政策合规性。无论哪个团队带头，关键目标都应该是实现支出受管理，这包括优化支出、降低成本、消除浪费、流氓和未经授权的支出、确保合规性以及总体上为组织创造价值。

那么，什么是受管理的支出以及它如何使您的企业受益？管理下的支出是一个术语，指组织在购买商品和服务时控制的总金额；本质上是根据首选**商的既定政策和程序进行的采购的价值。此外，它还包括经过审查和改进的优化支出，以实现最大程度的成本节约。

管理下的支出包括组织进行的所有采购，无论这些采购是由采购专业人员还是普通员工进行的，也无论是集中的还是分散的。sum 包括直接采购以及办公用品、订阅、营销、差旅费和公用事业等项目的间接支出。

此 sum 指标通过确定可以实现节省和降低成本的领域，帮助组织更有效地监控和管理其支出。通过计算管理下的支出，组织可以衡量财务部门采购主动管理的支出占其总支出的比例。

要得出管理支出的百分比，您需要确定采购或财务部门对直接和间接支出的监督，并将其除以组织或可处理支出总额（不包括税款和员工工资）。所得百分比代表给定期间的总和。通常，管理下的支出分为两大类：可自由支配的支出和非可自由支配的支出。

可自由支配支出是指公司可以控制或选择支出的费用，例如营销和广告费用、旅行和娱乐以及资本支出。另一方面，非可自由支配支出是指公司为维持其运营而必须支出的费用，例如工资、租金、水电费和原材料。

通过将管理支出分为这两类，公司可以更好地了解资金的去向，并发现成本节约和优化的机会。明确的政策和程序对于有效管理两种类型的支出并确保以一致和透明的方式做出采购决策并与组织的目标保持一致非常重要。

如果不加以管理，间接支出可能会经常出现效率低下和浪费的情况。虽然间接支出可能与公司的收入没有直接关系，但它仍然可以对利润产生重大影响。它跨越许多利益相关者和部门，其特点往往是大量低价值交易，这些交易很容易被忽视，逃避审批流程，并且悄然累积，不留痕迹。

出于多种原因，管理间接支出非常重要。首先，间接支出可能占公司总支出的很大一部分。通过管理更多的间接支出，公司可以降低成本并释放资源来投资更具战略意义的业务领域。未能优先考虑间接支出的管理可能会导致公司错失大量节省成本的机会。

实现支出管理需要采用包含各种策略和流程的系统性和整体性方法。以下是组织可以采取的一些关键步骤来实现支出管理：

利用技术：实施电子采购、支出管理和支出分析工具等采购技术有助于实现采购流程自动化、改进**商管理并提供实时支出可见性和控制。

分析您的支出：进行详细的支出分析是识别所有支出**的关键的第一步。这有助于确定降低成本的机会领域，并确定当前采购流程和**商参与的有效性。报告支出和制定采购周期基准有助于衡量采购流程的有效性，确定需要改进的领域，并跟踪实现管理支出的进度。

建立有效的采购政策和程序：建立有效的采购流程和政策并执行合规性有助于确保采购决策的一致性和透明度，降低风险并改善支出控制。

实施内部控制：技术可以帮助推动内部控制并降低风险。总体而言，有效的内部控制对于实现支出管理至关重要。它们有助于确保支出受到控制、合规并与组织的目标保持一致，并有助于防止欺诈、错误和浪费。

专注于**商关系管理：与首选**商建立并维持牢固的关系，并将更多采购引导至预先协商的合同中，可以帮助您获得更优惠的条款、批量折扣和早期结算节省。通过采取整体方法并实施这些关键步骤，组织可以实现支出管理，并实现显着的成本节约和价值创造机会。

自动化可以通过简化采购流程、减少手动任务所需的时间和资源以及确保采购流程中每个接触点的合规性来帮助加速管理支出。自动化带来的支出可审计性推动了问责制，并培养了负责任和具有成本意识的支出文化。通过自动化采购和支出管理，企业领导者可以提高效率、降低成本并做出明智的决策。

部署白码采购管理系统可以通过在间接支出和采购流程中提供更多可见性、控制力和合规性，借助白码采购管理系统，财务和采购领导者能够跟踪和管理支出，并识别间接支出类别中的效率和成本节约机会，以实现和优化管理目标下的支出。