为规范公司的公文管理，确保各级信息有序畅通，提高公文处理效率，特制定本办法。
第一条收文处理。
1. 各级来文、来函，由文书处理人员统一拆封，分类收文、登记、编号，填写收文处理单，部门负责人根据来文的密级、内容，分别送达公司领导阅批。
1) 与生产、经营等全局性有关的文书送总经理阅批，根据批示由办公室承办和督办。
2) 安全、生产、环保等有关的文书送分管生产的副总经理阅批。
3) *销售等营销工作有关的文书送分管经营的副总经理阅批。
4) 项目引进、研发、技改、环保等科学技术方面的文书送分管技术研发的副总经理阅批。
5) 质量等技术方面的文书送分管技术研发的副总经理阅批。
6) 行政事务、劳动人事、社会保险、环保、宣传等方面的文书送分管行政的副总经理阅批。
7) 企业管理、基本建设等方面的文书送分管企业管理的副总经理阅批。
8) 财务、审计等方面的文书送分管财务工作的负责人阅批。
9) 党建、纪检等方面的文书送分管党务工作的负责人阅批。
10) 工、青、妇、员工文体活动等方面的文书送分管党务工作的负责人阅批。
2. 各职能部门收到部门或公司的文件，或领导个人直接收到的文件，凡需要审批和办理的，无特殊情况，需先转办公室按程序分批，未经办公室登记、分批的，各职能部门不得自行办理；特别紧急的文件，经领导同意先行办理的，办完后需及时到办公室补办登记、分批手续。
第二条批文处理。
1. 来文审核。
1) 来文是否属文件受理范围；是否应由我司办理；是否符合行文规则； 文件使用、公文格式是否规范。
2) 内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定。
3) 涉及其他部门职权的事项是否已经协商、会签。
4) 对不符合规定的文件，由办公室退回来文单位，同时注明退文原因， 并定期通报。
2. 拟办。
1) 需要办理的公文，办公室都应及时提出办理意见，送公司领导批示或交有关职能部门办理。
2) 拟办意见力求准确，把握不准时应先主动向有关方面了解情况。对紧急公文应明确办理时限；对需要几个职能部门承办的公文，应明确主办单位。
3. 批办。
审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三条传送文件。
1. 按公司领导排序，办件由后向前送批，阅件由前向后送阅。
2. 对公司领导审批过的公文，办公室登记后应及时转送有关部门科室办理。
第四条承办文件
1. 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按照时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室，并说明理由。
2. 承办期限。
1) 送达阅批文书，急件当日收文，当日送签，当日承办。一般性文书， 在两天之内承办，密级文书，按《保密管理规定》送达办理。
2) 阅文领导应抓紧对公文的阅批，时间一般不超过 3 天，紧急公文随批随办，确保公文的时效性和严肃性。
第五条督办。
1. 对公司主要领导关注的重大问题和公司中心工作重点督办；对重大决策贯彻落实情况跟踪督办；对其他督查事项及时督办。做到事事有着落，件件有结果。
2. 督办工作由办公室统一协调，各职能部门主要负责人为第一责任人。主办单位按规定要求办结后，送办公室备案、销号，并由办公室统一对外发送。未能按时办结的，主办单位应在限时内写出书面原因，并经本部门主要负责人签字后送办公室；办公室负责向公司领导和有关部门做出书面说明。
3. 凡公司内就某一事项有明确规定时限要求或公司领导有明确要求的，协办单位应按时办结；未明确时限的，原则上不超过 3 个工作日，最迟不超过 7 个工作日，否则视为失职，主办单位可视其为没有不同意见并据此办理。
第六条发文规则。
1. 适用范围。
1) 公司文件适用范围。
a) 向上级部门报送的请示、报告、意见；
b) 发布公司规范性文件；
c) 向所属部门印发带有普遍指导意义的通报、通知、意见等；
d) 下达涉及公司经济运行的有关重要指标和项目计划；
e) 部署全局性重要工作；
f) 对公司重要事项请示的批复；
2) 公司函件适用范围。
a) 向市委、市**领导个人报送报告性公文，答复有关批示件办理情况；
b) 答复人大代表和政协委员提出的建议和提案；
c) 向业务单位行文商洽工作；
d) 答复乡镇办事处人民**、村委会来文请求批准的事项，如项目、资金、设立公司等；
e) 征询有关部门对公司牵头办理事项的意见；
f) 答复有关部门的意见等。
3) 办公室文件适用范围。
a) 向有关部门安排专项工作，如工作总结，部署有关调研工作，开展有关活动等；
b) 发布公司内有关工作制度；
c) 印发公司领导主持的重要协调会议的会议纪要；
d) *有关单位带有普遍指导意见的文件；一般性公文的**；
e) 下发有关行政事务的通知，如各类会议通知等。
a) 用于紧急情况下发送需尽快处理的公文；
b) 本着“有利保密、方便工作”的原则，参照文件适用范围，并根据公文内容的重要程度确定。
2. 除办公室外，各职能部门科室不得制发政策性和规范性文件。
3. 报送公司的请示、报告，应一文一事，不得将请示、报告混为一体，不得越级上报，不得多头呈送，除领导交办的事项外，不得直接送领导个人，只能送公司办公室收文后呈交公司领导研究审批。
4. 以公司名义对上或对下的公文由公司办公室或指定有关部门拟稿，涉及全局性的重要事项、重大决策、重要工作部署、重大人事变动必须由总经理审查签发，其它公文按工作职能分工送分管领导签发。办公室直接下发的公文，办公室主任签发。
第七条公文文种。
1. 公文种类主要有 13 种：命令(令)；决定；公告；通告；通知； 通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。各部门不得在此之外自立文种。
2. 公司主要公文行文种类。
1) 决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，用“决定”。
2) 通告、通知：公布应当普遍遵守周知的事项，用“通告”。发布规章制度，**上级同级和不同隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。
3) 通报、意见：表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
4) 报告、请示：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。向上级请求指示、批准，用“请示”。“意见”、“报告”、“请示”必须严格区分，不得混用、并用。
5) 批复：答复请示事项或对下级布置工作，用批复。
6) 会议纪要：记载、传达会议决定事项主要精神，要求与会单位或个人共同遵守执行的，用“会议纪要”。
7) 函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“函”。
第八条发文办理要求。
1. 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、盖章、登记、分发等程序。
2. 草拟公文要求。
1) 符合国家法律、法规及公司的规章制度；如提出新的政策规定，要充分征求有关方面意见，切实可行，并加以说明。
2) 情况属实，观点明确；直述不曲，条理清楚；语气恰当，文字简练。
3) 注意连续事件的前因，后续补充文件的衔接。
4) 公文的文种应当根据行文目的、本公司职权和与主送机关的行文关系确定。
5) 人名、地名、数据和引文应准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6) 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
7) 必须使用国家法定计量单位。
8) 文中使用非规范化简称，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。
9) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3. 审核。公文文稿送相关负责人签发前，由办公室进行审核。办公室审核后，将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送负责人审定。各主办部门无特殊情况，不得将文稿直接送有关负责人签批；未经办公室审核的文稿，有关负责人可不予签批。
4. 公文签发后，由拟稿单位送文印室编号打印。校对由拟稿单位负责，印发和归档由办公室负责。
第九条打印、复印。
1. 凡以公司名义上报下发的公文、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、表彰或处理决定，以及公司领导批准翻印的公文、材料均属打印、复印范围。
2. 凡需要打印复印的公文、资料应先将其底稿首页附上公司统一的“发文单”，经主管部门负责人审查同意并经办公室审核，统一编号，送公司领导签发后方能交附打印或复印。
3. 凡是以公司名义上报下发的文件材料，分别由拟稿人负责校对， 由公司办公室负责打印、装订、达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐，由文书员上报下发，做好发文登记。
4. 打印、复印文件要严格按照审批的份数操作，不得私自增加份数或私自留存，废页、余页要及时集中销毁。
第十条介绍信管理开具公司介绍信，必须经部门负责人同意后，办理签发手续，签发空白介绍信或盖有公司印章空白信笺纸，必须经分管的副总经理审批，并办理登记手续。在外没有使用完的空白介绍信，回公司后要及时上缴，对去向不明或丢失者要追究当事人的责任。
第十一条公文格式。
1. 公文格式的组成要素包括：份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(会签人)、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
1) 涉及公司秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应在首页版心左上角用阿拉伯数码标识份数序号，以便控制发放范围和查找。
2) 公文的紧急程度分为“特急”、“急件”。
3) 发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。
4) 发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“［］括入；序号不编虚位（即不编为 001）。联合行文，只标识主办。
5) 机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文字号。
6) 上行文应当标识签发人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和**。
7) 公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。
8) 标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。
9) 下发规章用“发布”；下发本公司产生的公文用“印发”；下发下级机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属单位的公文用“**批转、**公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。
10) 标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。
11) 标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。
12) 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
13) 公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”， 有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
14) 成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“ｏ”
15) 除会议纪要、翻印件以及公研发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章必须与正文同处一面但不得压正文。当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
16) 附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下 1 行。
17) 公文应当标注主题词。先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过 5 个，词目之间空 1 字。
18) 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序一行为上级单位， 一行为同级单位，一行为其他单位。
19) 印发机关名称署全称；印发日期以公文缮印日期为准，用阿伯数码标识。
2. 公文用纸一般采用国际标准 a4 型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
3. 启用新的文件形式，发文字头按新的标准执行。
第十二条公文归档。
1. 公文办理完毕后，应当根据《档案法》和公司有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
2. 归档范围内的公文，按照有关规定定期向档案室移交。
3. 拟制公文一律采用电脑打印，拟稿人签字及修改、签批公文，要用黑色签字笔或钢笔（蓝黑墨水或碳素墨水），不能用圆珠笔、纯蓝墨水笔、各种铅笔书写。
第十三条公文管理。
1. 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2. 下发的公文，特别是涉密文件，原则上不准翻印，经批准，需翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。
3. 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
4. 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
5. 机构合并时，公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时， 应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十四条本办法由综合办公室负责制定、解释及修订。
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