许多中小型公司的行政或财务人员在面对员工的出差管理时，往往会感到相当困扰。然而，一份优秀的差旅费用管理手册，可以使工作推行更加顺利。在接下来的内容中，我们将从管理手册的必备要素、制定管理手册时的常见问题和出差手册参考范例等三部分内容展开，教你如何制定一份有效的差旅管理手册。
依据网上流传的某为《出差费用管理制度手册》，一份出差管理制度中包含以下几个要素：制定目的、适用范围、员工责任、出差管理、差旅费、差旅补助、出差费用报销以及出差费用开支标准等内容。
值得一提的是，员工责任部分可规定员工本人和主管的责任，在审批上严格把关，充分放权，为避免弄虚作假，私费公报，员工和主管都必须承担相应的责任。
【可参考某大厂的制度设置】
员工应承担以下责任
★员工应承担以下责任：
1）出差前填写出差申请并提交直接主管批准。
2）对发生的差旅费用进行合理的成本控制。
3）对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。
4）任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先获得财务权签人批准，并将财务权签人的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。
5）出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。
6）保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。
7）对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。
主管应承担以下责任
1）对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。
2）员工出差前，由直接主管审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。
3）对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。
4）对财务反馈的员工报销问题予以关注。
制定差旅管理手册时的常见问题
差旅补助是指企业员工因公出差享有的住宿费标准、市内交通费标准、伙食补贴（或误餐补贴）、以及因出差而享有的其他补助（如远离家人，公司给予一定补贴等）。企事业单位出差补助没有明文规定，一般视企业规模大小及公司意愿而定，补助金额参差不齐。
以某大厂的管理制度为例，差旅补助分为国内和海外两部分，开支标准细分到了具体的出差省、市和不同类型的员工。
还有一些补助，是可以激励员工省钱的，比如自用车补贴油费和一定比例的交通费差标，还有自觉降低标准或借宿亲友家的，可以补贴一定比例的住宿差标等等。
某大厂针对县以下的技术支援、研发的开局、维护、巡检人员，以住宿费的标准享受差额补贴，同时加上了餐费补助：
1）住宿费标准低于150元/日的，可享受住宿补助：100元以上的据实报销，每日补助为150元与住宿费的差额；100元以下的据实报销，每日补助50元。
2）市内外出公干，因工作需要无法正常就餐时，每餐按常驻工作地所在省（或直辖市）内的出差补助标准的30%申报。
根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（三）》第九条规定，劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。
加班一般存在两种情况：
1）若出差在外遇休息日，劳动者在休息日提供了劳动，由于该工作日不是正常工作日用人单位，应当给予调休或支付加班费；
2）出差在途时间，如果交通工具以乘坐为主的，只是为出差工作做准备，并无特定的工作内容，不属于加班。
1）审批环节：由电子审批代替人工审批，大部分oa、财务、商旅等数字化系统都能实现。
2）单据流转环节：对稍大一些的公司来说，员工报销挨个递送单据很耗时，可以学某为公司设置中转站，集中快递处理，送至财务部门。
3）付款环节：若是由出纳一笔一笔给报销人员打款，则特别耗费时间，可与网银对接后，由系统批量处理，或者直接对接具备“企业统一支付”的差旅系统，告别员工垫资，省下事后打款的步骤。
4）账务处理环节：很多公司的财务人员在处理账务时，是一笔一笔分录处理，这样不仅效率低下，而且容易出错。使用专业的财务系统或差旅管理系统，将会自动生成凭证，帮助财务省时提效。
据有关数据显示，小企业的平均生命周期为2.5年。然而，对于那些数字化水平较高的小企业来说，它们的平均生命周期达到了13.3年，这比平均生存水平高出5倍以上。因此，对于中小企业而言，加速差旅管理的数字化进程将在提质增效方面发挥更大的作用。
附：差旅管理办法。
下滑可获取更多内容）一、 总则
一）为加强公司内部管理，规范公司差旅管理及报销行为，特制定本制度。
二）本制度适用公司全体在职员工。
二、差旅行政管理
一）出差考勤台账综合办公室需建立出差考勤台账，台账采用第三方平台“企业微信”平台履行，按照“直属领导—总经理”添加审批人，并抄送至财务/行政部门。
二） 出差审批程序员工出差前，需履行出差申请手续，凭审批结果预支差旅费。
三） 申请步骤为：打开“企业微信/钉钉”app—“工作台”—“审批”—“出差”。出差人员需详细填写出差起始时间、出差时长、出差地点、出差事由及审批人等。
三、出差交通费标准
一）出差交通方式包括：一般出差人员为长途汽车、火车硬卧费用实报实销；特殊情况需乘坐飞机或火车软卧的，需事前申请，得到总经理许可方可报销。
二）市内公交、长途汽车及其他合理交通费用，员工报销时，须提供详细的乘车地点、时间和金额等信息，同时采用此事项真实的票据，经核实后方可在标准外据实报销。
出差使用公司车辆出行的，不补助出差期间交通费部分。
四、住宿费标准及说明
员工出差住宿费标准按自然实际住宿天数，费用上限按照如下**执行。凭住宿发票报销，超出标准的，超出部分自理。单位：元/人·天。
一）参加**的公务活动，有指定的宾馆时，若超过公司制订的住宿标准时，需出示相关证明文件后方可报销。
二） 员工出差当天返回的、出差地客户单位提供住宿的、在往返交通工具上过夜的不补助出差期间住宿费部分；在亲戚、朋友处借宿，可凭车票申请50%住宿补助。
三） 宿费报销时必须***实际发生额未达到住宿标准的不再补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
五、伙食补助费管用
一）伙食补助费，按实际出差天数，按100元/天计算报销，其中早餐20元、午餐及晚餐分别是40元，超标准的，超出部分自理。
二）出差员工在往返交通工具上过夜，伙食补助费参照上述标准核定。
三）员工出差当天来回的，伙食补助费参照上述标准核定，但同时遵循以下的原则：
1. 出差时间为3小时以下不计补贴；
2. 出差时间为3小时至5小时以半天计，伙食补贴按照具体时间对应早/午/晚餐；
3. 出差时间为5小时以上的，按一天计。
四）宴请客户需由总经理批准后方可报销餐费费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
六、额外出差津贴
一）出差期间，除去正常的住宿、交通及伙食补贴外，按照实际出勤100元/天为差旅人员进行补助，不足一天的，遵守以下原则：
出差时间为3小时以下的，出差津贴不计；
2. 出差时间为3小时至4小时以半天计。
二）出差期间的在途时间，以平时正常工作时间为其工作时间，出差期间在工作时间外需要加班的，以出差津贴冲抵，不再进行调休，加班费亦不再另行计算。
七、差旅费借款
出差审批手续成功办结后，可以以借款的名义向财务预支差旅费，预支标准按照出差天数*300元/天计算，待差旅结束正式报销时，按照实际产生的费用核算冲抵。
八、差旅费报销管理
一）报销流程。
1. 填写《费用报销单》——财务会计初审——部门经理签字确认——主管副总经理签字——总经理签字批准——财务负责人签字后出纳付款。
2. 《费用申请单》的填写需详细，遇单子上有涂画、费用总额与票据不符的，不可报销。
二）特殊情况报销说明。
1. 出差人员在外出期间发生的个人开支、购物以及游览等非工作需要而开支的一切费用不得报销。
2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。
3.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
4. 出差人员外地出差发生的其他公务杂费，凭发票据实报销。
5. 出差员工趁出差之便，事先经上级领导同意批准就近返家或办理其他事务的，所产生的一切费用由个人自理。
6.出差地发生的费用一律以发生地当地的相关票据作为报销的依据，否则财务有权不予认定。
7.由于特殊原因，不能遵照上述标准执行，事先请示总经理审批，出具相应的审批申请。
第九章 附则
一）本办法由xx公司xx部门负责解释；
二）本办法自发布之日起施行，公司相关制度与本办法存在冲突的，以本办法为准。
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