建立文件目錄
目錄主要是指書籍正文前所載的目次，是揭示和報道圖書的工具，其功能主要包括檢索、報道和導讀等。建立目錄的前提是為文件的各級標題應用樣式，最好是內建標題樣式。
1.使用內建樣式建立目錄。
word中提供的「目錄庫」中包含多種目錄樣式，使用這些樣式建立目錄的方法：將游標定位到要插入目錄的位置，通常是在文件正文的開始處，在【引用】【目錄】組中單擊「目錄」按鈕[插圖]，在彈出的下拉列表的「內建」欄中選擇所需的目錄樣式。
2.自定義目錄。
自定義目錄包括設定目錄的顯示級別和字型格式等。
例2-28】在「會計文件。docx」文件的最前面插入僅包含第2級標題的目錄，將目錄項設為小二號字、3倍行距。具體操作如下。
步驟1：開啟「會計文件。docx」文件，將游標定位到文件最前面，在【引用】【目錄】組中單擊「目錄」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「插入目錄」選項。
步驟2：①開啟「目錄」對話方塊，在「目錄」選項卡中單擊「選項」按鈕；
開啟「目錄選項」對話方塊，將「標題1」和「標題3」對應的「目錄級別」文字框中的「1」和「3」刪除，只保留「標題2」對應的「2」；
單擊「確定」按鈕。
步驟3：返回「目錄」對話方塊，單擊「修改」按鈕，開啟「樣式」對話方塊，單擊「修改」按鈕。
步驟4：開啟「修改樣式」對話方塊，在「格式」欄的「字型大小」下拉列表框中選擇「小二」選項；單擊「格式」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「段落」選項。
步驟5：開啟「段落」對話方塊，在「間距」欄的「行距」下拉列表中選擇「多倍行距」選項，在「設定值」數值框中輸入「3」，單擊「確定」按鈕返回「修改樣式」對話方塊，單擊「確定」按鈕返回「樣式」對話方塊，單擊「確定」按鈕返回「目錄」對話方塊，單擊「確定」按鈕，儲存文件完成自定義目錄的操作。
提示。完成自定義目錄後，返回「目錄」對話方塊，可以在「列印預覽」和「web預覽」兩個列表框中檢視建立目錄時使用的樣式。在「列印預覽」列表框下面單擊選中「顯示頁碼」核取方塊，建立目錄時將包括標題和標題所在的頁碼；
在「web預覽」列表框下面單擊選中「使用超連結而不適用頁碼」核取方塊，可以為所有的目錄標題建立超連結，單擊即可跳轉到對應的文件內容。
3.更新目錄。
文件中插入的目錄也是一種域**，所以在建立目錄後，如果對文件中的內容進行了修改，涉及目錄項的，可以通過更新目錄的方法進行修改。更新目錄的方法：在【引用】【目錄】組中單擊「更新目錄」按鈕，開啟「更新目錄」對話方塊，單擊選中所需的單選項，就可以設定更新目錄的選項。
審閱和修訂文件。
word能夠協助多人共同完成文件的審閱操作，另外，文件作者還可以通過審閱窗格來快速對比、檢視、合併同一文件的多個修訂版本。
1.修訂文件。
在文件的修訂狀態中，word將自動記錄文件中所有內容的變化情況，並對修改、刪除和插入等操作的內容進行標記。
1）進入修訂狀態。
word預設關閉文件的修訂，進入修訂狀態需要在【審閱】【修訂】組中單擊「修訂」按鈕[插圖]，使其處於按下狀態，當前文件即可進入修訂狀態。
在修訂狀態中對文件進行編輯，所有的修訂操作都會在文件右側的修訂區域中進行記錄。
2）更改修訂選項。
修訂可能涉及多個參與者，通常可以使用不同顏色來區分不同修訂者的修訂內容，這時可以通過更改修訂選項的方式對修訂樣式進行設定，方法為在【審閱】【修訂】組中單擊「修訂」按鈕下面的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「修訂選項」選項，開啟「修訂選項」對話方塊，在其中可以根據瀏覽習慣和具體需要設定修訂內容的顯示情況。
3）設定修訂的標記和狀態。
設定修訂的標記和狀態主要有以下3種操作。
設定顯示標記：在【審閱】【修訂】組中單擊「顯示標記」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇修訂標記的樣式和顯示方式。
設定修訂狀態：在【審閱】【修訂】組「顯示標記」按鈕上方的列表框中可以選擇一種檢視文件修訂建議的方式。
更改修訂者名稱：在【審閱】【修訂】組中單擊「修訂」按鈕下面的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「更改使用者名稱」選項，開啟「word選項」對話方塊，在「常規」選項卡的「對microsoft office進行個性化設定」欄的「使用者名稱」文字框中輸入新名稱。
4）退出修訂狀態。
當文件進入修訂狀態後，在【審閱】【修訂】組中單擊「修訂」按鈕，就可使其恢復正常狀態，即退出修訂狀態。
2.新增批註。
批註是審閱者對文件內容的更改情況的一種說明，或者是向文件作者詢問的問題。批註和修訂的區別在於是否對文件進行了修改，批註並沒有在原文件上進行修改，而是在文件頁面的空白處新增注釋資訊。
新增批註：選擇需要新增批註的文字，在【審閱】【批註】組中單擊「新建批註」按鈕，在批註文字框中輸入批註內容即可。
刪除批註：選擇某個批註，在【審閱】【批註】組中單擊「刪除批註」按鈕即可刪除該批註；單擊「刪除批註」按鈕下面的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「刪除文件中的所有批註」選項，可以直接刪除文件中的所有批註。
顯示審閱者：在【審閱】【修訂】組中單擊「顯示標記」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「審閱者」選項，在彈出的子列表中單擊選中審閱者名稱左側的核取方塊，可以檢視該審閱者的修訂或批註意見。
3.審閱修訂和批註。
由於修訂和批註都不是由文件作者進行的，在完成文件前，還需要作者審閱這些修訂和批註，並確定最終的文件，主要有以下3種操作。
檢視修訂和批註：在【審閱】【更改】組中單擊「上一條」按鈕和「下一條」按鈕，在文件中定位修訂和批註的內容。
接受或拒絕修訂：在【審閱】【更改】組中單擊「接受」按鈕，接受當前的修訂並轉到下一條修訂；單擊「拒絕」按鈕，拒絕當前的修訂並轉到下一條修訂。
接受或拒絕所有修訂：在【審閱】【更改】組中單擊「接受」按鈕下面的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「接受對文件的所有修訂」選項，接受當前文件的所有修訂；單擊「拒絕」按鈕下面的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「拒絕對文件的所有修訂」選項，拒絕當前文件的所有修訂。
管理和共享文件。
word的管理和共享文件功能包括檢查拼寫錯誤、統計文件字數、在文件中檢索資訊和進行簡單的即時翻譯等。
1.檢查拼寫和語法。
在一定的語言範圍內，word能自動檢測文字的拼寫與語法錯誤，便於使用者對文件進行檢查。開啟word的拼寫和語法功能後，將自動在認為有錯誤的文字物件下面標記波浪線，紅色波浪線標記拼寫錯誤，綠色波浪線標記語法錯誤。
開啟拼寫和語法檢查的方法：選擇【檔案】【選項】選單選項，開啟「word選項」對話方塊，在左側的列表框中單擊「校對」選項卡，在右側列表框的「在word中更正拼寫和語法時」欄中單擊選中「鍵入時檢查拼寫」和「鍵入時標記語法錯誤」核取方塊。
當文件**現拼寫和語法錯誤時，在【審閱】【校對】組中單擊「拼寫和語法」按鈕[插圖]，開啟「拼寫和語法」對話方塊，在其中進行設定和操作即可。
2.比較與合併文件。
經過審閱的文件可能存在多個版本，這時就可以通過比較文件的功能來顯示版本間的差異，並將兩個版本合併為乙個。
比較文件：在【審閱】【比較】組中單擊「比較」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「比較」選項，開啟「比較文件」對話方塊，在「原文件」和「修訂的文件」下拉列表框中選擇對應的原文件和修訂的文件，單擊「確定」按鈕，將會在乙個新建的文件中突出顯示兩個文件之間的不同之處。
提示。在「比較文件」對話方塊的「原文件」和「修訂的文件」下拉列表框右側單擊「開啟」按鈕[插圖]，開啟「開啟」對話方塊，在其中可以選擇進行比較的文件。另外，在【審閱】【修訂】組中單擊「審閱窗格」按鈕，在開啟的審閱窗格中將顯示word統計的原文件和修訂的文件之間的具體差異情況。
合併文件：在【審閱】【比較】組中單擊「比較」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「合併」選項，開啟「合併文件」對話方塊，其中的操作和比較文件基本相同，單擊「確定」按鈕，將會在乙個新建的文件中合併所有的修訂。另外，合併文件後還需要對合併的文件進行審閱，確定接受還是拒絕修訂，最後才儲存合併的文件。
3.刪除個人資訊。
通常文件中儲存了許多個人資訊和隱藏資料，在共享前需要將這些資訊刪除。
例2-29】在「會計文件。docx」文件中刪除個人資訊。具體操作如下。
步驟1：開啟「會計文件。docx」文件，選擇【檔案】【資訊】選項。
步驟2：展開「資訊」窗格，在中間的窗格中單擊「檢查問題」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇「檢查文件」選項。
步驟3：①開啟「文件檢查器」對話方塊，在下面的列表框中選擇檢查的物件，這裡取消選中除「文件屬性和個人資訊」核取方塊外的所有核取方塊；
單擊「檢查」按鈕；
檢查完成，在對話方塊中將顯示所有的檢查結果，這裡在「文件屬性和個人資訊」欄中單擊「全部刪除」按鈕；
word將刪除指定的資訊，然後單擊「關閉」按鈕。
提示。刪除個人資訊的操作不僅可以在word 2010中使用，也可以在excel 2010和powerpoint 2010中使用，操作方法完全相同。
4.共享文件。
共享文件是指除了列印文件外的電子化的文件共享。主要有電子郵件共享，轉換成pdf文件，office資料共享，將word傳送到powerpoint中和使用word為幻燈片建立講義等幾種方式，下面分別介紹。
1）電子郵件共享。
這種共享文件的方式是直接將文件通過電子郵件傳送給對方，方法為選擇【檔案】【儲存並傳送】選項，在展開窗格的「儲存並傳送」欄中選擇「使用電子郵件傳送」選項，在「使用電子郵件傳送」欄中單擊「作為附件傳送」按鈕。
2）轉換成pdf文件。
對於那些沒有安裝word軟體的使用者，可以通過將word文件轉換成pdf文件的方式進行共享，方法為選擇【檔案】【儲存並傳送】選項，在展開窗格的「文件型別」欄中選擇「建立pdf/xps文件」選項，在「建立pdf/xps文件」欄中單擊「建立pdf/xps」按鈕，然後開啟「發布為pdf或xps」對話方塊，在其中設定檔名稱和儲存位置，單擊「發布」按鈕。
3）office資料共享。
word與excel和powerpoint之間共享資料最常用的方法是通過剪貼簿和插入物件進行。
通過剪貼簿：這種方法主要是通過選擇性貼上操作進行，相同操作在前面的小節中已經講解過，這裡不再贅述。
插入物件：在【插入】【文字】組中單擊「物件」按鈕，開啟「物件」對話方塊，在「新建」選項卡的「物件型別」列表框中可以選擇一種excel**型別或者powerpoint幻燈片樣式；或者在「由檔案建立」選項卡中單擊「瀏覽」按鈕，開啟「瀏覽」對話方塊，在其中選擇乙個excel或powerpoint檔案，單擊「確定」按鈕就可以將其插入到word文件中。
提示。在插入的物件上雙擊即可進入物件的編輯狀態，如同在excel或powerpoint中進行編輯操作一樣，完成後在物件區域外單擊即可返回word文件。
在「物件」對話方塊中單擊選中「顯示為圖示」核取方塊，將顯示物件插入word後的圖示樣式，單擊「更改圖示」按鈕，開啟「更改圖示」對話方塊，還可以更換圖示的樣式。將插入的物件顯示為圖示後，在word文件中雙擊該圖示，將啟動excel或powerpoint軟體對該物件進行編輯。
4）將word傳送到powerpoint中。
word內建的樣式與powerpoint演示文稿中的文字存在對應關係，利用這一對應關係，可以將設定了內建標題樣式的word文件快速製作成演示文稿，方法為選擇【檔案】【選項】選項，開啟「word選項」對話方塊，在左側的列表框中單擊「快速訪問工具欄」選項卡，在右側列表框的「從下列位置選擇命令」下拉列表框中選擇「不在功能區中的命令」選項，在下面的列表框中選擇「傳送到microsoft powerpoint」選項，單擊「新增」按鈕，單擊「確定」按鈕，即可將按鈕新增到快速訪問工具欄中，單擊該按鈕，word會將應用了內建樣式的文字自動傳送到新建立的powerpoint演示文稿中。
5）使用word為幻燈片建立講義。
在powerpoint中製作完成的幻燈片可以在word中生成講義，方法為使用前面介紹的方法將「使用microsoft word建立講義」按鈕新增到powerpoint 2010的快速訪問工具欄中，然後單擊「確定」按鈕，powerpoint中的幻燈片就會按選擇的版式傳送至word文件中。
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