編輯資料。
在**中輸入資料後，有時也需要對資料進行修改、刪除和分列等操作。
1.編輯資料的常用方法。
輸入單元格中的資料可根據實際情況隨時更改，而且可供選擇的編輯方法也較多。最常用的編輯單元格資料的方法有以下幾種。
在編輯欄中編輯：選擇需要編輯的單元格，在編輯欄的編輯框中進行編輯。
覆蓋編輯：選擇單元格，輸入資料後按【enter】鍵可覆蓋該單元格中原有的內容。
在單元格中編輯：雙擊單元格定位文字插入點，然後在其中進行編輯。
利用快捷鍵編輯：按【f2】鍵，直接在單元格中進行編輯。
2.刪除資料。
選擇資料所在的單元格，按【delete】鍵；或者在【開始】【編輯】組中單擊「清除」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇相應的選項，指定刪除的物件。
3.匯入外部資料。
匯入外部資料主要有以下2種方法。
匯入外部資料：在工作表中選擇匯入資料後用於存放資料的起始單元格，在【資料】【獲取外部資料】組中單擊對應的按鈕，在開啟的對話方塊中選擇需要匯入的資料檔案。
複製貼上：通過複製貼上的操作，將word中的**複製貼上到工作表中。
例3-2】將以分隔符分隔的「員工檔案。csv」文字檔案自a1單元格開始匯入到「員工檔案」工作表中，具體操作如下。
步驟1：開啟「年終統計表。xlsx」文件（參見素材\第3章），單擊「員工檔案」工作表標籤，然後在該工作表中選擇a1單元格。
步驟2：在【資料】【獲取外部資料】組中單擊「自文字」按鈕。
步驟3：開啟「匯入文字檔案」對話方塊，選擇需要匯入的外部資料檔案，這裡選擇「員工檔案。csv」檔案，單擊「匯入」按鈕。
步驟4：①開啟「文字匯入嚮導-第1步，共3步」對話方塊，在「檔案原始格式」下拉列表框中選擇匯入資料的格式，這裡選擇「20936：簡體中文（gb2312-80）」選項；
單擊「下一步」按鈕；
開啟「文字匯入嚮導-第2步，共3步」對話方塊，在「分隔符號」欄中設定分隔符號的樣式，這裡單擊選中「逗號」核取方塊；
單擊「下一步」按鈕。
提示。在簡體中文的**格式中有3種不同的**格式，代表的是3種不同範圍的字符集，簡單來說，包含字符集的範圍大小是gb18030 ＞ gb2312 ＞ gb2312-80。
步驟5：①開啟「文字匯入嚮導-第3步，共3步」對話方塊，在「資料預覽」欄中選擇需要設定資料對應的資料列，這裡單擊「身份證號」列；
在「列資料格式」欄中設定該列資料的型別，這裡單擊選中「文字」單選項；
然後按照相同方法，將「出生日期」和「入職時間」列設定為「日期」型別，單擊「完成」按鈕。
步驟6：開啟「匯入資料」對話方塊，保持預設設定，單擊「確定」按鈕，儲存電子**，完成匯入外部資料的操作（參見效果\第3章\年終統計表。xlsx）。
4.資料分列。
excel分列功能可以對有一些規律的資料進行分列處理，以便得到想要的結果。
例3-3】將「員工檔案。xlsx」中第1列資料從左到右依次分成「工號」和「姓名」兩列顯示。具體操作如下。
步驟1：開啟「員工檔案。xlsx」文件，將游標定位到工作表中a1單元格的「號」字之後，在鍵盤上按2次空格鍵。
步驟2：單擊a列的列標，選擇整個a列內容，在【資料工具】組中單擊「分列」按鈕。
步驟3：①開啟「文字分列嚮導-第1步，共3步」對話方塊，在「原始資料型別」欄中選擇合適的檔案型別，這裡單擊選中「固定寬度」單選項；
單擊「下一步」按鈕；
開啟「文字分列嚮導-第2步，共3步」對話方塊，在「資料預覽」欄的「姓名」列之前的位置單擊，新增分界線；
單擊「下一步」按鈕。
步驟4：①開啟「文字分列嚮導-第3步，共3步」對話方塊，在「資料預覽」欄中選擇「工號」列；
在「列資料格式」欄中單擊選中「文字」單選項；
單擊「完成」按鈕；
開啟提示框，提示是否替換目標單元格中的內容，單擊「確定」按鈕，如圖3-12所示。
步驟5：儲存電子**，完成資料分列的操作。
設定資料有效性。
資料有效性是對單元格或單元格區域輸入的資料從內容到數量上的限制，這樣就可以依靠系統檢查輸入資料的正確性，提高工作效率。
1.基本方法。
設定資料有效性的基本方法：選擇設定資料有效性的單元格或單元格區域，在【資料】【資料工具】組中單擊「資料有效性」按鈕，開啟「資料有效性」對話方塊，在「設定」選項卡的「允許」下拉列表框中選擇乙個選項，對話方塊的內容將基於選擇而顯示相應的控制項；然後單擊「輸入資訊」選項卡，在其中設定當使用者選擇單元格時提示輸入資訊；最後單擊「出錯警告」選項卡，在其中設定當輸入乙個無效資料時的提示資訊，單擊「確定」按鈕。
2.允許設定的有效性標準型別。
在「資料有效性」對話方塊的「設定」選項卡的「允許」下拉列表中可設定的資料型別包括以下幾種。
任何值：當選擇「任何值」選項時，excel會取消當前單元格及區域的資料有效性設定。但是該資料型別仍然允許設定輸入資訊時，在使用者選中單元格或區域時給使用者相應的提示。
整數：當選擇「整數」選項時，使用者的輸入必須為乙個整數，否則無效。可以通過顯示的「資料」下拉列表框和「最大值」、「最小值」文字框指定輸入數值的範圍。
小數：當選擇「小數」選項時，使用者的輸入必須為乙個數值，否則無效。可以通過資料下拉列表指定輸入數值的範圍。
序列：當選擇「序列」選項時，需要設定輸入項列表來限定可以輸入的內容，非列表項的輸入無效。設定完成後，當使用者選擇單元格時會出現乙個下拉列表，列明所有有效值，使用者可以從中選擇來完成輸入。
日期：當選擇「日期」選項時，使用者的輸入必須為乙個日期，否則無效。可以通過顯示的「資料」下拉列表和「開始日期」與「結束日期」文字框指定輸入數值的範圍。
時間：當選擇「時間」選項時，使用者的輸入必須為乙個時間值，否則無效。可以通過顯示的「資料」下拉列表框和「開始時間」與「結束時間」文字框指定輸入數值的範圍。
文字長度：當選擇「文字長度」選項時，將限制使用者輸入文字的長度或資料的位數，可以通過「資料」下拉列表框指定文字長度或資料位數的範圍，超過該範圍的輸入將無效。
自定義：當選擇「自定義」選項時，使用者必須輸入乙個控制輸入項有效的邏輯公式。
需要注意的是，即使資料有效性起作用，使用者也可能輸入無效的資料。當對已經有資料的單元格或區域設定資料有效性時，並不影響之前已經輸入的資料，之前輸入的資料仍儲存在單元格中。同時，資料有效性規則不適用於公式計算的結果，如果某單元格或區域有公式，則該單元格和區域的資料有效性設定無效。
3.利用資料有效性建立下拉列表。
建立單元格下拉列表是資料有效性的常用應用之一。
例3-4】在「責任人」**中限定c3單元格的內容只能是員工姓名劉松、李波、朱建兵、張燕、郭永新中的乙個，並提供輸入用下拉箭頭。具體操作如下。
步驟1：開啟「責任人。xlsx」文件，選擇c3單元格。
步驟2：在【資料】【資料工具】組中單擊「資料有效性」按鈕，開啟「資料有效性」對話方塊。
步驟3：①在「設定」選項卡的「允許」下拉列表中選擇「序列」選項；
在「**文字框中輸入「劉松，李波，朱建兵，張燕，郭永新」（這裡的逗號是英文狀態下輸入的）；
設定完成後單擊「確定」按鈕。
步驟4：完成以上步驟後，選擇c3單元格，單元格右側會出現按鈕，單擊該按鈕將彈出下拉列表，可以通過選擇其中的選項來完成輸入，儲存電子**，完成利用資料有效性建立下拉列表的操作。
4.使用資料有效性規則限定輸入範圍。
利用有效性規則限定單元格中數值的輸入範圍也是資料有效性的常用應用之一。
例3-5】在「准考證號」**中檢測b列資料的有效性（正確的准考證號為12位長度的文字），當輸入錯誤時給出提示資訊「超出範圍請重新輸入！」。具體操作如下。
步驟1：開啟「准考證號。xlsx」文件，選擇b列。
步驟2：在【資料】【資料工具】組中單擊「資料有效性」按鈕，開啟「資料有效性」對話方塊。
步驟3：①在「設定」選項卡的「允許」下拉列表中選擇「文字長度」選項；
在「資料」下拉列表中選擇「等於」選項；③在「長度」文字中輸入「12」，如圖3-16所示。
步驟4：①單擊「出錯警告」選項卡；②在「樣式」下拉列表中選擇「資訊」選項；③在「錯誤資訊」列表框中輸入「超出範圍請重新輸入！」；單擊「確定」按鈕，如圖3-17所示。
步驟5：完成以上步驟後，選擇b列中的任意單元格，這裡選擇b24單元格，在其中輸入13個「1」，按【enter】鍵，將會開啟提示框，顯示「超出範圍請重新輸入！」，如圖所示，單擊「確定」按鈕關閉該提示框。
步驟6：儲存電子**，完成利用資料有效性規則限定輸入範圍的操作。
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