为了保持竞争力并实现增长目标，您需要主动管理并最大化企业支出的每一元的价值。虽然运营成本是常规成本，并且对于有效运营业务至关重要，但每个公司管理这些间接成本的采购流程都会有所不同，具体取决于独特的业务需求。
无论您是执行手动或纸质流程，还是依赖自动化采购系统，都有可能进一步增强您的流程，以减少浪费、节省更多成本并达到新的效率高度。为此，您首先需要评估您的业务目前的状况。您的采购流程的成熟度是多少？如果您不确定如何确定阶段，请继续阅读每个级别通常执行的流程的详细信息。
在规模较小的公司中，程序宽松或不明确，采购流程基本上“不存在”。支出是在需要物品时发生的，所有采购决策均由首席执行官或其他高管做出。无法清楚地了解支出情况，而且由于没有适当的预算，支出可能会迅速激增，尤其是随着组织的发展。
已升级至 1 级的组织已建立初步采购系统。在某些情况下，这些系统是基于纸张的。在其他情况下，它们是手动或基于电子邮件的，并由通常存在于 excel 中的拼凑系统提供支持。因此，这里的公司可以获得一些支出监督，尽管推断起来很麻烦。在这样的环境中，人为错误和不准确是不可避免的。由于存在多封电子邮件和电子**，并且没有实时数据作为决策依据，财务审慎虽然是有意为之，但并不总是能实现。
如果没有授权，支出请求通常会通过电子邮件发送并追溯处理。虽然一些团队成员遵守了该流程，但其他团队成员却规避了这一流程，例如，经理不在办公室，或者电子邮件链因无回复而被阻塞或停滞。由于无法执行采购政策，用户很容易回避协议。
在这种采购成熟度水平上，往往会出现延迟和瓶颈，并且浪费或未经授权的支出可能会成为问题。由于没有自动化采购系统，对支出几乎没有控制或可见性，因此根据预算跟踪支出既繁重又低效。认识到不受管理的支出正在影响利润增长通常是考虑自动化采购系统的催化剂。
在这个层面上，组织已经摆脱了低效的纸质和电子**系统，并部署了自动化采购系统。这些公司通常没有采购部门，采购由财务负责人监督，他们依靠简单的解决方案为采购流程和报告提供有效的支出管理框架。
随着远程工作的出现，对于处于这一阶段的公司来说，越来越需要为团队提供可访问的基于云和移动应用程序的解决方案。得益于这项技术，许多采购申请和费用管理流程都实现了数字化，可以集中访问文档，以及通过自动路由解决复杂审批结构的多级审批工作流程。
这里的公司专注于进一步减少特立独行或未经授权的支出——如果不是完全消除的话。他们对加速整个从申请到采购订单的流程以提高效率非常感兴趣。在这个成熟度级别，自动化采购系统带来的可见性优势变得显而易见，业务领导者可以更好地控制资金如何、为何离开组织以及谁在花钱。然而，目前他们还没有专注于支出优化和获得最佳交易。
达到此采购成熟度水平的公司正在支出优化方面取得积极进展。凭借整个采购流程的可见性，他们可以轻松管理和自动化大量采购订单、整合采购订单，并有资格获得提前结算折扣。他们通过简化应付账款流程并降低重**票和超额付款的常见风险来节省时间。他们集成了 erp 或会计解决方案来推送和提取相关信息并避免重复工作。
*商管理、跟踪预算支出以及政策合规性等优先事项均由自动化采购系统管理。设置和使用或内部目录以确保合同合规性并获得仅限业务的定价。在此级别上，组织能够优化其流程和资源输出，减少周期时间以及增加采购或财务部门人员数量的需要。这种效率降低了他们的处理成本，他们变得更加敏捷，并且他们的工作流程是可扩展的。
优化采购流程的高绩效组织通过采购工具积极协作，并利用支出分析来制定采购策略。即使在这种绩效水平上，仍然存在改进和降低成本的机会，采购团队也在不断优化其运营方式并最大限度地利用每一元。
借助自动化采购系统来控制特立独行的支出、消除欺诈并将发票处理数字化，这些组织可以将注意力集中在监控**商绩效并与**商谈判更优惠的**上。使用支出分析，该级别的公司可以合理化其**商基础，并利用其数据来协商更优惠的条款和定价。凭借这种新的购买力，他们能够获得最佳定价并降低运营费用。凭借深入的数据洞察和支出分析，这些公司可以真正实施战略采购。
现在您已经了解了各种采购成熟度级别，您能确定您的业务处于什么位置吗？您可以开始规划升级采购流程的下一步，以满足您业务的独特需求。
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